ESETTANULMÁNY #03 · AI / E-MAIL AUTOMATIZÁCIÓ
Egy 300–400 fős kereskedelmi vállalat beszállítókkal, szerződéses partnerekkel, saját munkatársakkal és kiszervezett szolgáltatókkal folytatott levelezésének intelligens osztályozása és feldolgozása a meglévő Power Automate környezetben, vállalati LLM használatával.
Egy 300–400 fős kereskedelmi vállalatnál a beszállítóktól, szerződéses partnerektől, saját munkatársaktól és kiszervezett szolgáltatóktól naponta érkeztek ajánlatkérések, befotózott számlák, teljesítésigazolások, érdeklődések, ügyfélpanaszok és egyeztetési kérések. A levelek az irodavezetők között ide-oda kerültek, a számlaadatokat kézzel rögzítették, a hiányos dokumentumokat visszaküldték, a teljesítésigazolásokat pedig manuálisan összesítették.
A kijelölt postafiókot Power Automate figyeli. A vállalati LLM osztályozza a tartalmat, majd szabályok szerint elindítja a megfelelő folyamatot. A szkennelt számlákat OCR dolgozza fel, az eredeti mellékletet és a kinyert adatokat a pénzügy kapja meg.
A korábbi manuális e-mail-kezelés és számlarögzítés automatizálásával éves szinten több száz munkaórát takarít meg a vállalat. A panaszok gyorsabban jutnak a megfelelő felelősökhöz, a számlaadatok strukturáltan érkeznek a pénzügyre, és a folyamatok átláthatóbbá váltak. Pontos óraszám és fejlesztési idő nem áll rendelkezésre.
WORKFLOW
Külön postafiók; súlyos esetek azonnal a vezetőséghez; automatikus visszaigazolás.
OCR-adatkinyerés, ellenőrizhető strukturált kivonat, továbbítás a pénzügyre.
AI által előkészített választervezet, emberi jóváhagyással.
Szabad időpontok keresése, egyeztetés előkészítése.
ILLUSZTRÁLT FOLYAMAT
A következő képernyők szemléltető példák, fiktív számlával és adatokkal.
Tisztelt Iroda! Mellékelten küldünk egy befotózott számlát feldolgozásra. Üdvözlettel: A beküldő
A beérkező számlamintát a Postman feldolgozta. Az alábbi adatok a csatolmányból kerültek kinyerésre. A dátummezők nincsenek kitöltve, a fizetési mód nincs egyértelműen kiválasztva; könyvelés előtt ellenőrzés szükséges.